Gracias a una vanguardista App y al uso de una tablet, los usuarios pueden realizar múltiples trámites en solo minutos, ahorrando tiempo y la incómoda espera. Además, hasta por un año, pueden acceder sin costo a los documentos suscritos en la plataforma.
En su afán de innovar, y de actualizar y eficientar sus procesos para ofrecer cada vez un mejor servicio a sus clientes, hace unos meses Notaría Miranda se asoció con Optra,
plataforma web creada por Analítica Chile, líder en gestión de documentos online.
La plataforma, vinculada a una Aplicación, logra automatizar por completo el proceso notarial y asegurar la trazabilidad de los documentos, permitiendo realizar gran variedad de trámites de manera simple y rápida, y garantizando a los usuarios una máxima protección de sus datos.
Si bien esta solución digital partió como una forma de contribuir a minimizar el riesgo de contagio por Covid-19 al concurrir a la notaría, y “de evitar que la actividad económica local se paralizara al no poder las compañías efectuar sus trámites”, terminó convirtiéndose en una útil herramienta, que brinda a personas y empresas mayor comodidad, a la vez que les permite ahorrar tiempo.
Así lo señala el notario Carlos Miranda, quien agrega que al ver sus buenos resultados quisieron ir más allá, y sumar nuevas innovaciones que contribuyeran a simplificar la vida de sus usuarios y a darles una mejor experiencia de servicio. “Siempre se dice que ir a una notaría involucra un proceso lento y muy estructurado, y muchas veces es así. Por eso, en Notaría Miranda quisimos cambiar eso y, junto a Optra, encontramos la manera de agilizarlo, creando el Mesón Virtual”, dice.
Rápido, cómodo, seguro
El nuevo modelo de atención consta de una moderna Aplicación, una tablet y un funcionario de la notaría capacitado en su uso, que se acerca a quienes esperan en la fila para ser atendidos para saber qué trámite necesitan realizar. Si se trata de alguno que no requiere la participación directa del notario, como una declaración jurada, por ejemplo, se le puede dar curso de inmediato, sin que el usuario deba esperar su turno de atención en el mesón. “Solo los trámites que contemplan algunas restricciones impuestas por ley o
que implican documentos de alta sensibilidad no pueden hacerse con este sistema, como los finiquitos, las cartas poder dirigidas a bancos o los mandatos de vehículos”, explica Carlos Miranda.
Añade que el modelo busca combinar eficientemente la atención expedita al usuario, con el fiel cumplimiento de los requisitos exigidos por ley para que el trámite realizado tenga plena validez legal.
A cargo del desarrollo y mantención de la plataforma Optra, así como de la aplicación que posibilita el llamado Mesón Virtual, está el ingeniero informático Miguel Oyarzún, jefe de Desarrollo de Analítica Chile, quien detalla el proceso de este modelo de atención. “Tras confirmar que la persona realizará un trámite apto de hacerse con este sistema, el funcionario lo busca en la plataforma de gestión notarial y despliega el formulario, que llenará con los datos del cliente”. Además, se le envía a su correo electrónico un mail con la contraseña de acceso a la App (Optradocumental), además de indicaciones para bajar la Aplicación, donde podrá firmar el documento. “Si no puede descargar la App en su celular, o tiene problemas para visualizar bien el escrito, existe la opción de que ingrese su clave, revise el documento y lo firme directamente en la tablet del funcionario”, dice.
Luego de eso, en la notaría se verifica que tanto la firma como la foto correspondan a los de la cedula de identidad del cliente, se validan sus datos y se procede con la firma del notario. Al usuario, en tanto, se le entrega un número, asociado a la actuación notarial, con el que puede ir a pagar y, si tiene instalada la Aplicación en su celular, puede allí mismo ver o descargar su documento.
El notario Carlos Miranda informa que el Mesón Virtual que, tras unas semanas de marcha blanca, se implementará oficialmente en febrero, “disminuye de manera significativa los tiempos de atención, mejorando la experiencia de los usuarios, y brindando un proceso más simple y expedito al equipo de trabajo”.
Miguel Oyarzún agrega que, en cuanto a la seguridad, el sistema cuenta con un sólido modelo de cuatro capas, lo que hace prácticamente imposible un hackeo informático. “Además, para evitar una suplantación de identidad, al cliente se le solicita cierta i
nformación personal y confidencial. Asimismo, la plataforma proporciona la seguridad de la trazabilidad de la información, permitiendo hacer seguimiento de todo el proceso, pudiendo ver quién atendió al usuario, a qué hora se efectuó el trámite e, incluso, dónde, porque el sistema también cuenta con geolocalización”, detalla.
